Авансовый отчет и его оформление

Для осуществления сотрудниками предприятия определенных действий по закупкам, услугам, а также командировочным поездкам, бухгалтерия выдает требуемые для этого средства заранее - авансом. Они могут быть выданы как наличными, соответственно, через кассу организации с подтверждающим кассовым расходным ордером, в котором детально указывается назначение предоставляемых средств, так и переведены на соответствующий карточный или текущий счет сотрудника, который их будет расходовать.

 

 

В бухгалтерии предприятия должен находиться приказ со списком лиц, которым разрешено получать подотчетные средства на различные хозяйственно-командировочные расходы. В нём так же должны быть указаны четкие сроки выдачи авансируемых сумм. 

 

После истечения указанных сроков и окончания командировки в течение последующих трёх рабочих дней сотрудник, соответственно, должен отчитаться о расходе и использовании полученных денежных средств и подтвердить это документально. Это и есть авансовый отчет - элемент первичного учета, с помощью которого подтверждается расходование авансированных средств,  к которому прилагается соответствующие расходные документы. 

 

Авансовый отчет заполняется сотрудником вручную или может быть составлен на компьютере, на сегодня так же уже можно составить авансовый отчет онлайн, используя для этого смартфон и соответствующие мобильные приложения. Затем отчет вместе с приложенными документами, подтверждающими расходы: кассовыми чеками, товарно-транспортными накладными, справками, проездными билетами и прочим, предоставляется непосредственно в бухгалтерию, где его окончательно дооформляет бухгалтер и проводится последующая его проверка. 

 

 

После детальной проверки бухгалтерией отчет передается для утверждения руководителю предприятия или его заместителю. Утвержденный отчет принимается в учет для полного или частичного списания израсходованных средств. Если израсходованы не все средства, то остаток их возвращается сотрудником в кассу. В случае же превышения расходов, сумма перерасхода выдается сотруднику так же, как и аванс, через кассу или на его банковский счет. 

 

Нужно помнить, что наличные средства не выдаются подотчетному лицу, которое имеет задолженность по предыдущему авансу. Так же не допускается передавать подотчетные наличные средства другим лицам.